Tämä on yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Helsingin Taitoluisteluakatemia ry;n jäsenille, potentiaalisille jäsenille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.
(EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016, 12 ja 13 artikla)

 

Tiivistelmä henkilötietojen käsittelystä

Henkilötietojen käsittelijä

Helsingin Taitoluisteluakatemia ry
Maapadontie 5 F 222
00640 HELSINKI

 

Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa

Sanna Nikula p. 0400 548708

 

Kenen tietoja käsittelemme?

  • Jäsenet
  • Potentiaaliset jäsenet
  • Palveluntoimittajat
  • Sidosryhmät
  • Henkilökunta
  • Työnhakijat
  • Seuran verkkosivuston kävijät

 

Mistä saamme tiedot?

Saamme tiedot jäseniltä, potentiaalisilta jäseniltä, palveluntoimittajilta, henkilökunnalta ja työnhakijoilta näiltä itseltään. Sidosryhmien tietoja voimme saada myös julkisten tietolähteiden kautta. Verkkosivustojen kävijöistä koostamme tietoa Google Analyticsin avulla. Emme tiedä, kuka yksittäinen verkkosivujen käyttäjä on.

 

Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?

  • Jäsenen tietoja säilytetään jäsenyyden voimassaoloajan sekä maksutietojen osalta kolme vuotta jäsenyyden päättymisestä.
  • Jäsenyystiedustelun tai jäsenhakemuksen tehneen tiedot poistamme 12 kuukauden sisällä hakemuksen tekemisestä, jos hakemus ei johda jäseneksi hyväksymiseen.
  • Palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä.
  • Sidosryhmien kohdalla poistamme tiedot 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä.
  • Henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta.
  • Rekrytointiin osallistuneen tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluessa prosessin päättymisestä.
  • Verkkosivujen kävijätietoja säilytetään Google Analyticsissä 14 kuukautta.

Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja.

Huom 2! Kaikki seuran itse tuottama, seuran toimintaan liittyvä aineisto säilytetään pysyvästi. Tällaista aineistoa ovat mm. pöytäkirjat, toimintakertomukset ja toimintasuunnitelmat.

 

Näitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, esimerkiksi:

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Henkilötunnus

Tarkemman kuvan jäsentietojen käsittelystä saat selosteen Jäsenrekisteri-kohdasta.

 

Oikeutesi

  • Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
  • Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
  • Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
  • Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Emme luovuta ilman suostumustasi henkilötietojasi tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
  • Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
  • Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
  • Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa.

 

Miksi käsittelemme tietojasi ja millä perusteella?

Henkilötietoja käytetään jäsenyyden seurantaan, hallintaan ja viestintään. Luistelijan tietoja käytetään myös kilpailutoimintaan, mikäli tämä on toiminnan kannalta tarpeellista. Verkkosivujen kävijätietoja käytetään paranteeksemme verkkosivujen käyttäjäystävällisyyttä.

 

Kuinka suojaamme tietosi?

  • Suojaamme internetyhteyden (https)
  • Tietoja käsittelevät vain henkilöt, jotka tietoja tarvitsevat työ- tai luottamustehtävän hoitamiseksi
  • Seuran luottamustehtävissä toimivat allekirjoittavat salassapitosopimuksen, ja heitä ohjeistetaan henkilötietojen käsittelystä ja turvallisesta säilyttämisestä

 

Selosteen muuttaminen

Meillä on oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme, josta löydät myös viimeisimmän version tästä selosteesta.

 

Jäsentietojen käsittely

Rekisterin nimi

Hoika, palveluntuottaja Hoika Oy

 

Käsittelyperuste

Jäsenten henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Seura ylläpitää yhdistyslain 11 § mukaista luetteloa jäsenistään. Tallennettuja tietoja käytetään jäsenyyteen, valmennussuhteeseen ja kilpailutoimintaan liittyvien asioiden hoitamisessa.

 

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään muun muassa:

  • jäseneen liittyviä tietoja, kuten henkilötunnus, henkilö- ja yhteystiedot (alaikäisten luistelijoiden osalta myös huoltajien nimet ja yhteystiedot, vaikka huoltaja ei olisi seuran jäsen)
  • jäsenyyteen liittyvät perustiedot kuten jäsenyyden alkamispäivä
  • harjoitusryhmätiedot
  • jäsenmaksuun ja jäsenmaksun maksutapaan liittyvät tiedot
  • seuran luottamustehtävät
  • muut jäsenyyteen liittyvät asiat kuten markkinointilupa ja valokuvauslupa

Täydellisen kuvan tietosisällöstä jäseneksi haluava saa jäsenlomakkeesta.

 

Tietolähteet

Jäsenrekisteriin tallennetaan jäsenen itsensä ilmoittamat tiedot.

 

Tietojen luovutukset ja siirrot

Rekisteriin merkittyjä tietoja voidaan jakaa organisaation sisällä tai esimerkiksi kilpailuilmoittautumisen yhteydessä kilpailunjärjestäjälle. Leiri- ja kilpailumatkoja varten tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten majoitus- ja matkailualan yritykselle. Seuran yhteistyökumppanit voivat saada tietoja suoramarkkinointia varten, jos jäsen on antanut siihen suostumuksensa.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikki henkilötiedot ovat tallennettuina ympäristöön, jossa fyysinen ja tietotekninen suojaus estää ulkopuolisen käytön. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen tunnus ja salasana, jolla pääsee tietystä tietoverkosta käsiksi rajattuun tietoon.

Tietoja saavat käyttää käyttöoikeusrajoituksin vain ne seuran työntekijät ja toimihenkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä tai luottamustehtäviensä hoitamiseen.
Rekisteriin merkityt tiedot ovat salassapidettäviä.